Kanały dla sygnalisty – wdrożenie i utrzymanie systemu

Dyrektywa o ochronie sygnalistów wymaga wprowadzenia przez podmioty publiczne i prywatne stosownych rozwiązań. Do nowych wymagań należy przygotować się starannie, ponieważ polski ustawodawca w projekcie ustawy zapisał kary za niedopełnienie obowiązków. Należy wprowadzić dokumentację.

Co należy zrobić, aby prawidłowo chronić sygnalistów?

Należy wprowadzić rozwiązania organizacyjne i techniczne, które skutecznie będą chroniły zgłaszającego. Pierwszym ważnym aspektem jest udostępnienie kanałów zgłoszeniowych. Następnie należy wyznaczyć kompetentne i zaufane osoby, które zostaną upoważnione do odbierania zgłoszeń, kontaktu z sygnalistą i wykonywaniem działań następczych. Osoby te powinny być odpowiednio umocowane w organizacji oraz powinny mieć doświadczenie życiowe i zawodowe adekwatne do powierzonego zadania. Taką usługę można też zlecić podmiotowi zewnętrznemu. Wypracowane rozwiązania należy opisać w dokumentacji – np. regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, procedurach czy instrukcjach. I najważniejsza sprawa kończąca etap wdrożenia, to przeszkolenie pracowników i osób wyznaczonych do obsługi zgłoszenia oraz przygotowanie krótkich schematów dostępnych dla zainteresowanych osób.

Jakie kanały wewnętrzne należy udostępnić?

Zgodnie z zapisami dyrektywy udostępnione kanały powinny umożliwić przyjmowania zgłoszeń ustnych i pisemnych. Jakie konkretnie można zastosować rozwiązania. Można udostępnić dedykowany adres mailowy, a także dedykowany numer telefonu. Można również wskazać adres korespondencyjny, w takim jednak wypadku ważne jest wskazanie obowiązku dopisania na kopercie jednoznacznej informacji wskazującej na zgłoszenie naruszenia. Można również zorganizować – na wyraźną prośbę sygnalisty – spotkanie bezpośrednie, podczas którego zgłaszający będzie miał możliwość przekazania posiadanych informacji. Jedną z bardzo dobrych rozwiązań jest udostępnienie aplikacji np. https://sygnalista24.info/ dedykowanej do obsługi zgłoszeń od sygnalistów.

Jaki kanał wybrać?

Nie musimy udostępniać wszystkich kanałów przyjmowania zgłoszeń. Możemy zdecydować się na jeden lub dwa, wcześniej analizując je pod kątem ryzyka. Nie wszystkie wymienione wyżej kanały będą równie bezpieczne. Nie we wszystkich równie łatwo będzie można zachować odpowiedni poziom zabezpieczenia przetwarzanych danych, w tym osobowych. Nie wszystkie będą miały możliwość wymiany korespondencji, szczególnie kiedy sygnalista zdecyduje się przekazać informacje w sposób anonimowy.

Analizując możliwe do wykorzystania rodzaje kanałów przyjmowania zgłoszeń, najbardziej korzystną pod kątem bezpieczeństwa i anonimowości jest aplikacja dedykowana tylko do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów.

Recommended For You

About the Author: admin

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *